会计档案管理制度

第一章  总则

第一条  为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合本协会实际情况，制定本办法。

第二章  会计档案管理部门

第二条  协会档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

第三条  财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三章  会计档案归档的范围

第四条  会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

第五条  会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

第六条  财务报告。包括月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

第七条  其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

第八条  增值税专用发票和普通发票。

第四章  会计档案的整理

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

第九条  会计凭证。

(一)按月立卷:每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

(二)分散装订:根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

(三)装订封面的所有内容要填写齐全，包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

第十条  会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

(一)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

(二)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

(三)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

(四)会计账簿的装订顺序:

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

(五)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

(六)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

(七)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

(八)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。

第十一条  会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

第五章  会计档案的归档保管

第十二条  当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

第十三条  会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

第十四条  机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第六章  会计档案的借阅使用

第十五条  财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

第十六条  凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。

第十七条  借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

第十八条  借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准。需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

第七章  各种会计档案保管期限

第十九条  会计凭证保管15年。

第二十条  会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。

第二十一条  会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。

第二十二条  发货票保管5年。

第八章  会计档案的销毁

第二十三条  会会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
第二十四条  按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章  附则
第二十五条  本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。